Bagaimana proses seleksi karyawan dilakukan?

Banyak pertanyaan dari mahasiswa tentang proses seleksi karyawan baik yang terkait dengan langkah2x dalam seleksi maupun jangka waktunya.

Dalam tulisan ini saya coba jelaskan secara singkat tentang proses seleksi karyawan yang umum dilakukan oleh perusahaan pada saat mereka membutuhkan karyawan

Saya sisipkan juga infografis proses seleksi yang saya dapat dari internet untuk membantu kalian lebih mudah memahami tulisan saya selanjutnya.

                                         

                                                                 (sumber: google.com)

Kita mulai saja membicarakan tentang proses rekruitment, sebenarnya ada banyak pola proses rekruitment tetapi untuk mempermudah memahaminya, saya ambil proses recruitment yang pola nya mirip gambar infografis yang saya tempelkan di bagian atas dari paragraf ini.

Job specification, biasanya proses rekruitmen dimulai dengan adanya permintaan ke département SDM (Sumber Daya Manusia) dari departemen-departemen yang membutuhkan tenaga kerja tambahan. Permintaan harus menyatakan berapa jumlah yang dibutuhkan, posisi yang lowong, dan deskripsi pekerjaan untuk posisi yang lowong itu.

Source candidate, setelah mendapatkan spesifikasi yang dibutuhkan pihak SDM akan menentukan dari sumber mana kebutuhan itu akan dipenuhi. Secara umum ada 2 sumber yaitu internal dan eksternal. Untuk internal biasanya pengumuman akan diberikan kepada seluruh karyawan yang bekerja di perusahaan bersangkutan. Sedang untuk eksternal, biasanya pihak SDM akan membuat advertisement tentang lowongan kerja melalui media seperti koran, radio, televisi, dsb. Bisa juga melalui social media seperti linkedin, facebook, twitter, dsb. Cara lain adalah dengan menyewa headhunter untuk melakukan seleksi sesuai kebutuhan perusahaan atau menuliskan lowongan di job search engine spt Indeed, JobsDb.com, Jobstreet.com, dsb.

Screening candidate, biasanya setelah cukup banyak jumlah pelamar pekerjaan maka dimulailah proses screening untuk mendapatkan kandidat yang potensial untuk posisi yang ditawarkan. Pada tahap ini, pihak SDM akan melihat resumee dari para pelamar. Secara umum, dari resumee bisa dilihat kecocokan pelamar dengan job specification dari posisi yang ditawarkan. Screening bisa dilakukan dengan melihat pendidikan, pengalaman kerja, dsb.

Check candidate, setelah didapatkan beberapa pelamar yang dianggap berpotensi untuk mengisi lowongan yang tersedia. Pihak SDM biasanya akan melakukan pemeriksaan referensi, untuk mengetahui latar belakang dari para pelamar.

Shortlist candidate, daftar shortlist candidate didapatkan setelah proses checking selesai. Dari daftar itulah pihak SDM akan memanggil pelamar-pelamar yang dianggap berpotensi untuk mengisi lowongan yang ditawarkan.

Interview, proses selanjutnya adalah interview. Para pelamar dalam daftar shortlist candidate akan di interview satu per satu oleh pihak SDM, User dan Top Management. Sebetulnya ini adalah kelanjutan dari proses screening.

Evaluated candidate, interview biasanya dilanjutkan dengan beberapa proses lanjutan seperti aptitude test dan test kesehatan. Setelah proses seleksi diatas diselesaikan, maka mulailah pihak SDM mengevaluasi setiap potensial kandidat yang lulus dalam proses penyeleksian.

Recommendation, bila proses seleksi sudah selesai dan didapat kandidat yang baik. Maka pihak SDM akan merekomendasikan kandidat ini kepada departement yang meminta tambahaban pekerjaan.

Monitoring, setelah departemen yang meminta tambahan tenaga menerima kandidat yang ditawarkan oleh pihak SDM, pihak SDM masih harus mengawasi pegawai baru tadi selama beberapa periode (bisa 1 bulan, 2 bulan, 3 bulan) yang disebut sebagai "masa percobaan". Tetapi tidak semua perusahaan memakai sistem percobaan karena banyak pula yang begitu diterima bisa langsung menjadi karyawan tetap.

Itulah sekilas tentang proses rekruitment dan seleksi yang umum dijalankan di perusahaan.

Pertanyaan ke dua yang biasanya muncul dari mahasiswa adalah berapa lama proses seleksi itu sendiri?

Nah ini yang sulit untuk saya jawab secara langsung, karena beda perusahaan memiliki beda kebijakan dalam hal rekruitmen dan seleksi.

Pengalaman saya pribadi, ada perusahaan yang dari tahap interview sampai dengan tahap penerimaan hanya butuh waktu 1 minggu. Tetapi ada juga perusahaan yang proses recruitmen dan seleksinya sampai 6-7 bulan. Ada perusahaan yang begitu saya kirim resume untuk melamar lowongan yang ditawarkan sampai diundang interview hanya butuh waktu 2-3 hari, tetapi ada yang saya sudah masukkan resume saya bertahun-tahun lalu (sampai sudah lupa pernah melamar ke tempat itu) baru diundang untuk proses seleksi beberapa bulan yang lalu. Bahkan ada yang lebih aneh lagi, saya merasa tidak pernah melamar ke perusahaan itu, tetapi justru mendapatkan panggilan, setelah saya bertemu dengan SDM managernya saya tambah heran karena ternyata resume yang dia pegang adalah resume saya yang 10 tahun lalu. Tetapi di tempat itu justru saya bekerja sekarang!

Pesan dari saya dalam melamar pekerjaan harus sabar. Kalau memang pekerjaan itu jodoh dengan kalian tidak akan lari juga dia dari kamu. Selamat berkarya. (IHW)